Danskere er gode til engelsk.
Alligevel er der nogle helt basale fejl, mange af os begår, når vi skriver mails på engelsk. Fejl, der kan føre til misforståelser og mudret kommunikation.
Du kan undgå de mest almindelige fejl ved at læse vores guide til gode e-mails på engelsk.
Spænd sikkerhedshjelmen, for vi kommer meget igennem. Men vi lover, at når du har brugt fem minutter på at læse guiden, så vil dine mails aldrig blive det samme.
For eksempel er der nogle helt enkle regler om komma og datoer, du nemt vil kunne huske – og bruge i alle dine engelsksprogede mails.
Tre trin til høflighed
Vi danskere er så dejligt uformelle – også på engelsk. Det er desværre bare ikke altid en styrke. At være formel er nemlig en vigtig del af at skrive gode e-mails på engelsk – især i professionelle sammenhænge.
Helt generelt kan man sige, at du simpelthen skal være mere høflig på engelsk – og især skriftligt engelsk.
Der er især tre ting, du skal huske, når du skriver din mail. Har du styr på dem, kommer din mail med garanti til at virke mere høflig – og dermed mere professionel.
Høflighedstrin 1: Start og afslut korrekt
Når du starter en mail, skal du bruge ’Dear’. Simpelthen. ’Hello’ eller ’Hi’ er generelt for uformelle til en e-mail i arbejdsregi.
Som afslutning er der lidt mere at vælge imellem. ’Kind regards’ er almindelig brugt, sammen med ’Best regards’ eller ’Yours sincerely’. Pas på med ’Yours’ eller ’Yours truly’ – de bruges kun til meget nære venner eller kærester!
Du skal også være obs på, hvilke navne du skriver efter hilsnerne. Det kommer vi til nu.
Høflighedstrin 2: Væk med fornavnene – og på med titlerne
I Danmark er vi næsten på fornavn med alle. Det er man ikke på engelsk, og det virker meget pågående, hvis du tiltaler nogen ved fornavn i en mail.
Hvis du skriver til en kollega, som du har et godt forhold til, og I allerede tiltaler hinanden ved fornavn, så er det fint at gøre det samme i en mail. Men hvis du skriver til en, du ikke har haft kontakt med før, eller med en, der er over dig i hierarkiet, så SKAL du skrive titel og efternavn.
Og titlerne skal bruges korrekt. Brug ’Mr’ til mænd og ’Ms’ til kvinder. Undgå ’Mrs’ og ’Miss’, som angiver civilstand og anses for gammeldags. Hvis modtageren har en anden titel, fx Dr eller Professor, så brug denne. Og skriv selv dit fulde navn til afslutning.
Høflighedstrin 3: Undgå sammentrækninger på skrift
På engelsk er der mange sammentrækninger. Det er der også på uformelt skriftsprog, men når du skriver en mail, er det en god tommelfingerregel at undgå sammentrækningerne og skrive de hele ord. Det vil sige, at du skal skrive ’it is’ i stedet for ’it’s’, ’you are’ i stedet for ’you’re’ osv.
Det gør straks tonen lidt mere formel - og dermed mere høflig.
Få styr på kommaerne
Helt kort opsummeret kan man sige, at du skal glemme alt om det danske komma - og i stedet lære de to vigtigste regler, der er for det engelske. De kommer her.
Start og slut med komma
Når du skriver en e-mail på engelsk, SKAL der være komma efter modtagerens navn i starten – og før dit eget til sidst. Med andre ord, hvis du hedder Sarah Lund, og du skriver til John Barnaby, så kan din mail fx starte sådan:
Dear Mr Barnaby,
Og slutte sådan:
Kind regards,
Sarah Lund
Hvis du bare havde skrevet ’Hi John’ i stedet, ville der altså være hele tre fejl i de to korte ord: ’Hi’ i stedet for ’Dear’, fornavn i stedet for titel+efternavn og manglende komma.
Færre kommaer og flere punktummer
En fejl, mange danskere begår, er at sætte for mange kommaer på engelsk.
Engelsk bruger pausekomma. Prøv at sige en sætning på engelsk. Er der pause? Så skal der være et komma. Hvis der ikke er en pause, skal der ikke.
På dansk ville du måske skrive: ’Jeg tror, det regner i morgen.’ Men på engelsk SKAL du skrive ’I think it will rain tomorrow’ – uden komma.
Der er simpelthen færre kommaer på engelsk. Det betyder også, at du godt kan ende med nogle meget lange sætninger uden komma. Sker det, så overvej at skrive dem lidt om og opdele med punktum. Så bliver de nemmere at læse.
Selvfølgelig er der også andre kommaregler på engelsk, men hvis du husker disse to, ser dine e-mails allerede meget mere professionelle ud – og bliver mere behagelige at læse.
Få styr på kalenderen
Der er en del ting, danskere ikke altid er opmærksom på, når det kommer til tid og dato. Nogle er sproglige, andre rent praktiske. Her kommer de vigtigste.
Du skal tjekke tidszoner – men også mere end det!
Naturligvis skal du tjekke lokale tidszoner, hvis du fx planlægger et virtuelt møde eller fastsætter en deadline. Men det er ikke nok.
For selv hvis du er vant til at have et møde på et bestemt tidspunkt, kan tidsforskellen pludselig variere. Nogle lande skifter nemlig til sommertid på en anden dato, end vi gør i EU. Sådan er det fx med USA. Der er også mange lande, der slet ikke har sommertid – det har Kina og Tyrkiet fx ikke. Og nogle gange kan der være regionale variationer, eller politikken omkring sommertid kan pludselig ændre sig.
Hvis du vil være helt sikker, så brug denne ressource, hvor du kan tjekke den aktuelle tidsforskel i den præcise by på det præcise dato og klokkeslæt, du skal bruge: World Clock Meeting Planner.
Brug 24-timersuret i det meste af Europa – men ikke i USA og Storbritannien
Hvis du skriver med en kollega eller partner på det europæiske fastland, vil de nok sætte pris på, at du fx skriver ’15:00’ i stedet for ’3:00 pm’. Men skriver du med en brite eller amerikaner, er det bedst at holde fast i ’am’ og ’pm’ – de er simpelthen slet ikke vant til 24-timersuret, og det kan virkelig forvirre dem.
Ja tak til månedsnavn – nej tak til ugenumre
Datoer kan skrives korrekt på mange måder. Men det varierer meget, også mellem engelsktalende lande.
Hvis du vil skrive datoer på en måde, der ikke kan blive misforstået på engelsk, skal du skrive sådan her: dato - månedsnavn - det fulde årstal.
Med andre ord skriv fx 12 June 2022.
Undgå kun at skrive tal. ’12/6’ forstås fx som 12. juni af en englænder – men som 6. december af en amerikaner!
Undgå også at forkorte året. Det kan føre til forveksling med dato – eller med andre år i de lande, der har en anden årsregning, fx Japan.
Og endelig – glem alt om ugenumre. Det er kun i Skandinavien, vi bruger dem.
Så skriv dato, månedsnavn og det fulde årstal. Så undgår du misforståelser.
Dine arbejdstider er (måske) usædvanlige – gør opmærksom på dem!
Helt generelt har mange lande helt andre arbejdstider end Danmark. Hvis du er en af de danskere, der ofte går fra kontoret kl. 16 eller måske endda tidligere, kan det være god stil at nævne det, så din modtager ved, hvornår de kan fange dig.
Og apropos at holde fri, så nævn lige din sommerferie i god tid. Internationalt set er det ofte uhørt at tage så lang ferie, så det er rart for dine partnere at kende til det. Skriver du med en brite, kan du fint kalde ferie for ’holiday’. Men skriver du til en amerikaner, skal du vide, at ’holiday’ bliver opfattet som en enkelt helligdag, så der er det vigtigt, at du siger ’vacation’, hvis du er af sted en uge eller mere.
Nu har du fået nøglen til at skrive mails på engelsk, der er tydelige, nemme at forstå – og rare at læse.
Vi har også lavet en PDF i A4-format med de vigtigste tips, så du nemt kan huske dem.
Klik forneden, så kan du printe den ud – lige til at hænge op dér, hvor du skriver dine mails.