Persondatapolitik

1. Om Studieskolens persondatapolitik
Her beskrives, hvordan vi indsamler, behandler og opbevarer personoplysninger. Det er vores klare mål at skabe åbenhed omkring vores persondatabehandling samt beskytte informationer i overensstemmelse med lovgivningen. 

Denne persondatapolitik vil blive opdateret efter behov.

2. Hvilke personoplysninger behandler vi, og hvad er formålet?
For at kunne levere services (kontraktopfyldelse) til vores deltagere, herunder kursustilmelding, fakturering, udsendelse af kursusrelevante informationer og dokumentation samt indberette deltagerinformationer til kommuner jf. Folkeoplysningsloven og de kommunale tilskudsregler og kontrakt med kommuner, behandler vi kun de informationer, som sagligt er nødvendige for at levere ydelsen og efterleve lovgivningen.

Disse informationer er:

  • Navn og efternavn
  • Adresse
  • Fødselsdato/CPR nr.
  • E-mailadresse
  • Telefonnummer

Vi behandler ikke personfølsomme oplysninger.

3. Hvordan indsamler vi oplysninger?
Indsamling af personoplysninger kan ske på en af de følgende måder:

  • Via hjemmesiden, hvor du indtaster persondata i en onlineformular.
  • Via telefonisk kontakt, hvor dine data bliver indtastet i administrationsprogram af skolens personale.
  • Via mailkontakt, hvor dine data bliver kopieret i administrationsprogram af skolens personale.

4. Hvor længe opbevarer vi oplysninger?
Vi opbevarer dine data i henhold til gældende lovgivning. 
Jf. Bogføringslovens §10 opbevarer vi personoplysningerne i 5 år, regnet fra udgangen af det pågældende regnskabsår, hvor kursusforløbet sidst er gennemført.
Jf. Eksamensbekendtgørelsen § 33 opbevarer vi personoplysninger på personer, der har deltaget i en eksamen eller en prøve, i 30 år efter eksamens eller prøvens afslutning.

5. Hvem har adgang til oplysningerne?
Kun betroede medarbejdere med saglige formål har adgang til alle eller dele af lagrede persondata. Disse er:

  • Skolens administrative kursuspersonale, som er ansvarlig for indskrivning, booking og fakturering af deltagere.
  • Skolens administrative personale, som er ansvarlig for tilskudsregneskab, bogføring og kommunikation med myndighederne.
  • Skolens undervisere, som informeres om navne og andre sagligt begrænsede informationer mht. dannelsen af deltagerlister, mødeprotokoller og mødekort.

6. Videregivelse af oplysninger
For at kunne gennemføre betalinger videregiver vi de informationer, som er nødvendige for at gennemføre betalingen og identificere betaleren. Informationer om betaler-id, kursus-id og beløb videregives til A/S Scannet, som vi anvender som betalingsgateway.
Samtidig videregiver vi oplysninger til de offentlige myndigheder jf. den gældende lovgivning. Navn og kontaktinfo kan videregives til kommunen jf. Folkeoplysningsloven og tilskudsreglerne samt lov om danskuddannelse.
CPR-nr. videregives til kommunen jf. reglerne om mellemkommunal refusion samt lov om danskuddannelse.
Tro & Love-erklæring kan videregives til kommunen jf. de kommunale regler om udbetaling af supplerende grundtilskud (nedsat deltagerbetaling).

7. Opbevaring af data og Databehandlere
Al data indsamlet i digital form lagres hos Fonden Studieskolen Business.

Kun betroede medarbejdere og tekniske samarbejdspartnere, med hvem der er indgået databehandleraftale, har formålsbegrænset adgang til data og kun i det omfang, det er nødvendigt for at yde kvalificeret service.

Evt. persondata sendt via mail opbevares i Office 365 cloud med Microsofts gældende garantier for datasikkerhed.

8. Cookies og logfiler
På Studieskolens hjemmeside bruger vi Cookies til Google Analytics. Vi bruger cookies for at forbedre hjemmesidens funktioner og til statistik. Der lagres ingen personhenførbare oplysninger i vores cookies. Cookies, som vi bruger, indeholder bl.a. informationer om:

  • Hvilke sider besøgende har besøgt og hvornår.
  • Hvilken IP-adresse de besøgende har.
  • Hvor i landet og hvilket land besøgende kommer fra.
  • Hvilket sprog den besøgendes computer benytter.
  • Hvilken browser og OS besøgende bruger.
  • Hvilke søgeord besøgende har brugt for at generere indhold.
  • Hvilken side besøgende kommer fra (eksterne og interne links).
  • Hvilke links besøgende har klikket på.
  • Besøgende på vores hjemmeside tilkendegiver accept af disse statistik-cookies. Hvis man slår cookies fra i sin browser, vil man dog fortsat kunne bruge vores hjemmeside.

Vejledning i, hvordan du sletter eller blokerer for cookies, findes normalt i din browsers hjælpefil.

Hvis man bruger en af vores it-services, der kræver login, bliver ens handlinger registreret i vores logfiler. Denne registrering sker jf. gældende lovkrav om registrering af aktiviteter i it-systemer for at forhindre misbrug og hacking. Disse digitale spor opbevares jf. aftalen med vores databehandlere i højst 5 år.

9. Dine rettigheder
Alle er jf. gældende lovgivning garanteret følgende rettigheder:

  1. Retten til at modtage oplysning om en behandling af sine personoplysninger (oplysningspligt).
    Man har som udgangspunkt ret til at vide, hvem der er dataansvarlig, hvad formålet med behandlingen er, og hvem der modtager/behandler oplysningerne. 
    Denne Persondatapolitik indeholder som udgangspunkt alle disse informationer.
  2. Retten til at få indsigt i sine personoplysninger (indsigtsret).
    Man kan bede om at få at vide, hvilke oplysninger vi behandler samt en evt. udskrift eller kopi af de indsamlede oplysninger.
  3. Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget (retten til berigtigelse).
    Hvis man mener, at oplysninger, vi har om pågældende, er forkerte, unøjagtige eller mangelfulde, kan man bede om at få oplysningerne rettet.
  4. Retten til at få sine personoplysninger slettet (retten til at blive glemt).
    Hvis man mener, at de oplysninger, vi har, om pågældende ikke er nødvendige i forhold til det formål, som de oprindelig er indsamlet til, kan man bede om at få oplysningerne slettet. Vær dog opmærksom på, at vi har pligt og ret til at opbevare visse personoplysninger for at overholde reglerne i lovgivningen.
  5. Retten til at flytte sine personoplysninger (dataportabilitet)
    Man har som udgangspunkt ret til at modtage oplysninger om sig selv i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og man har ret til at overføre disse oplysninger til en anden virksomhed.
  6. Retten til at gøre indsigelse 
    Man har ret til at gøre indsigelse mod, at personoplysninger anvendes til bl.a. direkte markedsføring og profilering. Vi bruger dog ikke profilering, og evt. markedsføring vil altid være knyttet til et eksplicit samtykke.

Ved henvendelse til os vedr. et af ovenstående punkter (indsigt, berigtigelse, sletning m.m.) får man senest en måned efter en besked om, hvad vi gør ved henvendelsen. Hvis man fx beder om at få sine oplysninger rettet eller slettet, vil vi normalt undersøge, om alle betingelser er opfyldt, herunder om der er hjemmel i lovgivningen for fortsat behandling af data. Hvis vi vurderer, at indsigelsen er berettiget, sørger vi for at imødekomme anmodningen.

10. Samtykke
Ved alm. kursustilmelding, fakturering og bogføring har vi ikke brug for samtykke for at kunne behandle data, idet behandlingens lovlighed (jf. Artikel 6, EU dataforordning) bl.a. relateres til nødvendig databehandling af hensyn til opfyldelse af kontrakten.

Men for at kunne indsamle persondata til andre formål, fx supplerende informationer vedr. et kursus eller ved tilmelding til vores nyhedsmail, kan vi gøre brug af samtykke, hvis det er nødvendigt.

Samtykke kan være skriftlig eller mundtligt, men vi skal kunne dokumentere, at samtykket er givet. I de fleste tilfælde vil dette samtykke have en form for et afkrydsningsfelt på vores hjemmeside eller under tilmeldingsprocessen, hvor vores IT-systemer vil registrere tidspunktet og formen. Samtykket kan også gives via mail eller andet digital kommunikation.

I forbindelse med samtykkeafgivelsen vil man blive informeret om detaljerne, herunder formål og tilbagekaldelsesprocessen.  

11. Sikkerhed
Vi sørger naturligvis for, at data opbevares sikkert og diskret. Vores sikkerhedsforanstaltninger deles op i organisatoriske og tekniske foranstaltninger.

De organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger betyder, at det kun er skolens betroede personer med sagligt formål, der har adgang til dine personoplysninger. Dette sker i forbindelse med kursustilmelding, kursusadministration, fakturering og kommunikation. Derudover har vores undervisere begrænset adgang til dine personoplysninger, herunder kun oplysninger som har relevans for kursusafvikling (se også pkt. 6). 

Vores personale vejledes og instrueres løbende om datasikkerhed, herunder hvordan de behandler og beskytter oplysningerne. Vi fører også fortegnelse over vores databehandlingsaktiviteter, som er underlagt Datatilsynets kontrol.

De tekniske sikkerhedsforanstaltninger relateres til vores brug af IT-systemer til registrering og administration af hold- og deltagerdata. Vores data er placeret sikkert og har det nødvendige beskyttelsesniveau. Al kommunikation (fx ved en tilmelding og betaling) via vores hjemmeside er beskyttet med godkendte sikkerhedscertifikater med 256-bits krypteringsnøgle. Der udføres daglig backup af dine data.

Vores interne it-systemer (pc’er m.m.) er yderligere beskyttet med adgangskoder, opdateret antivirusprogram og firewall, og evt. fysisk materiale opbevares aflåst. Ved destruering eller reparation af it-udstyr, sørges der for, at oplysninger ikke kan komme til uvedkommendes kendskab.

12. Klager og kontaktinfo
Klager over Studieskolens behandling af personoplysninger, indsigelser samt spørgsmål vedr. skolens persondatapolitik rettes til Dataansvarlig:

For aktiviteter under studieskolen.dk/Fremmedsprog og studieskolen.dk/videnscenter:
Studieskolen i København
Borgergade 12, 1300 København K
33 18 79 00
persondata@studieskolen.dk
CVR-nr. 81246319

For aktiviteter under studieskolen.dk/Business og studieskolen.dk/Dansk-for-udlaendinge:
Fonden Studieskolen Business
Borgergade 12, 1300 København K
33 18 79 00
persondata@studieskolen.dk
CVR-nr. 11662471